Sich Zeit nehmen und mit offenen Ohren zuhören, beides so bedeutsam und gelebte Praxis in unserer täglichen Arbeit

Stefanie Mairose,
Stellvertretende leitende Palliativpflegefachkraft

Datenschutzerklärung Hinweisgeberkanal

1. Verantwortlicher f√ľr die Datenverarbeitung

Zentrum f√ľr ambulante Hospiz- und Palliativversorgung Mainz/Rheinhessen gGmbH
Im Niedergarten 18
55124 Mainz
E‚ÄĎMail: kontakt@mainzer-hospiz.de

Mainzer Hospizgesellschaft Christophorus e.V.
Im Niedergarten 18
55124 Mainz
E‚ÄĎMail: kontakt@mainzer-hospiz.de

und

Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Heinrich-Hoffmann-Straße 3
60528 Frankfurt am Main
info@kanzlei-leu.de

Die beiden Stellen verarbeiten die im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberkanal erhobenen personenbezogenen Daten in gemeinsamer Verantwortung gemäß Art. 26 DSGVO.

2. Kategorien betroffener Personen

Der Hinweisgeberkanal erm√∂glicht es jeder Person, einen Missstand in unseren Organisationen zu melden, auch das m√∂gliche Fehlverhalten einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters. Der gemeldete Sachverhalt kann Informationen √ľber vom Fehlverhalten betroffene und andere Personen enthalten. Es werden daher drei Kategorien betroffener Personen verarbeitet:

(a) Hinweisgeber, d.h. die meldenden Personen;

(b) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unseren Organisationen, die mit Ihren Verhalten möglicherweise gegen Regeln verstoßen haben;

(c) weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt.

3. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke ihrer Verarbeitung

Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

(a) Hinweisgeber: Umst√§nde der Meldung (z.B. Zeitpunkt), ggf. Identit√§t (z.B. Name) und ggf. Kontaktdaten (z.B. E‚ÄĎMail-Adresse). Die Meldung, einschlie√ülich der darin evtl. enthaltenen Informationen √ľber den Hinweisgeber werden zum Zweck der Ermittlung des Sachverhalts, Kl√§rung der Vorw√ľrfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten verarbeitet. Ihre angegebenen Kontaktdaten dienen der Information √ľber den aktuellen Stand der Bearbeitung.

(b) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Identit√§t (z.B. Name), Angaben zur Besch√§ftigung (z.B. T√§tigkeitsbereich), m√∂gliches Fehlverhalten und entsprechender Sachverhalt. Die Daten dienen der Ermittlung des Sachverhalts, Kl√§rung der Vorw√ľrfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten.

(c) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Identit√§t (z.B. Name) und weitere Informationen, die sich aus dem Gegenstand der konkreten Meldung ergeben. Diese Daten dienen ebenfalls der Ermittlung des Sachverhalts und Kl√§rung der Vorw√ľrfe.

4. Quelle der personenbezogenen Daten

Die im Zusammenhang mit einer Meldung verarbeiteten Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (b) und der weiteren Personen (c) stammen aus der Meldung des Hinweisgebers. Abh√§ngig vom Einzelfall k√∂nnen unsere Organisationen f√ľr die Ermittlung des Sachverhalts und Kl√§rung der Vorw√ľrfe weitere Quellen einschlie√ülich √∂ffentlich zug√§nglicher Quellen heranziehen.

5. Rechtsgrundlagen f√ľr die Datenverarbeitung

(a) Hinweisgeber: Die personenbezogenen Daten der Hinweisgeber werden mit ihrer widerruflichen Einwilligung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

(b) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Ihre Daten werden auf der Grundlage des √ľberwiegend berechtigten Interesses unserer Organisationen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse liegt in der Bek√§mpfung von unter anderem Korruption, Interessenkonflikten, sexualisierter Gewalt, Verst√∂√üen gegen Wettbewerbsrecht, Arbeitsschutz, Datenschutz und andere Geheimhaltungspflichten. Die Daten werden zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet, wenn die Meldung tats√§chliche Anhaltspunkte enth√§lt, die den Verdacht begr√ľnden, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzw√ľrdige Interesse der Betroffenen nicht √ľberwiegt (¬ß 26 Abs. 1 S. 2 BDSG).

(c) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Ihre Daten werden auf der Grundlage desselben √ľberwiegend berechtigten Interesses unserer Organisationen wie bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Aufbewahrung und Löschung der Daten

Personenbezogene Daten aus offensichtlich grundlos abgegebenen Meldungen werden unverz√ľglich gel√∂scht.

In den begr√ľndeten F√§llen werden sie f√ľr die Dauer der Beurteilung des Hinweises gespeichert.

Wenn die Untersuchung ergibt, dass kein Fehlverhalten vorliegt, dann werden die personenbezogenen Daten des Hinweises zum Monatsende des dem Abschluss der Untersuchung folgenden Monats gelöscht.

Wenn ein Fehlverhalten festgestellt wurde, dann werden die Daten f√ľr die Dauer der disziplinarischen oder gerichtlichen Ma√ünahmen und dem Ablauf von Rechtsbehelfsfristen aufbewahrt.

7. Daten√ľbermittlungen an Dritte

Soweit es im Einzelfall zur Aufkl√§rung des Sachverhalts erforderlich ist, leitet der Verantwortliche im jeweils erforderlichen Umgang personenbezogene Daten an Dritte weiter. Bei den Empf√§ngern kann es sich um externe Rechtsberater, Steuerberater, Wirtschaftspr√ľfer, Mediziner und andere Sachverst√§ndige handeln. Soweit sie nicht bereits einer eigenen beruflichen Geheimhaltungspflicht unterliegen, werden sie vom Verantwortlichen vorher zur Vertraulichkeit verpflichtet. Die Rechtsgrundlage f√ľr die Daten√ľbermittlung ist das in Nr. 5 genannte berechtigte Interesse unserer Organisationen.

8. Rechte der betroffenen Personen

Die Betroffenen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen √ľber ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf L√∂schung (Art. 17 DSGVO), auf Einschr√§nkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Daten√ľbertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Weiterhin k√∂nnen Hinweisgeber die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), und beschuldigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die weiteren im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt betroffenen Personen Widerspruch gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einlegen (Art. 21 DSGVO). Die Rechte k√∂nnen schriftlich oder per E‚ÄĎMail gegen√ľber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden.

Die Rechte k√∂nnen im Einzelfall dadurch eingeschr√§nkt sein, dass die Identit√§t von Hinweisgebern zu sch√ľtzen ist oder das Recht des Verantwortlichen zur Aufkl√§rung des Sachverhalts, der Sicherung von Beweisen und der Abstellung von Fehlverhalten vorgeht. Dar√ľber hinaus kann die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Geltendmachung, Aus√ľbung oder Verteidigung von Rechtsanspr√ľchen unserer Organisationen oder m√∂glicherweise gesch√§digter Dritter dienen, wodurch die oben genannten Rechte eingeschr√§nkt sein k√∂nnen.

Betroffene Personen k√∂nnen die Rechte gegen√ľber beiden Verantwortlichen geltend machen. Das Recht auf Auskunft wird von der Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH erf√ľllt.

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Die Betroffenen haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

(a) Der Landesbeauftragte f√ľr den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (Mainzer Hospiz)

(b) Der Hessische Beauftragte f√ľr Datenschutz und Informationsfreiheit (Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH).

10. Datenschutzbeauftragter

Die Betroffenen können sich mit ihren Fragen oder Beschwerden zur Datenverarbeitung auch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden:

Leu Rechtsanwaltsgesellschaft
Ansprechpartner: Dr. Norman-Alexander Leu
Heinrich-Hoffmann-Straße 3
60528 Frankfurt am Main
E‚ÄĎMail: datenschutz@kanzlei-leu.de


Zuletzt aktualisiert: 12.05.2023 um 10:01 Uhr

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